一、邀請書的涵義和特點(diǎn)
邀請書也叫邀請函。是邀請親朋好友或知名人士、專家等參加某項(xiàng)活動時需要送達(dá)他人的書信，是常見的應(yīng)用文體，也是非常重要的。商務(wù)活動邀請函是邀請函的一個重要分支，商務(wù)禮儀活動邀請函的主體內(nèi)容符合邀請函的一般結(jié)構(gòu)，主要是由標(biāo)題、稱謂、正文、結(jié)尾和落款組成。
接到對方的邀請后，無論接受與否，出于禮貌，都必須及時答復(fù)。通常，應(yīng)當(dāng)在接到邀約之后三日之內(nèi)回復(fù)，而且回得越早越好。答復(fù)以函件——答復(fù)信的形式發(fā)出。答復(fù)信要簡潔，無論是否應(yīng)邀，語言都應(yīng)十分熱情。一般用第一人稱，且必須簽名。
基本內(nèi)容包括:
(1)感謝對方的邀請。
(2)愉快地接受對方的邀請或婉言謝絕對方的邀請。
(3)表達(dá)期待赴邀的心情或解釋一下不能應(yīng)邀的理由。
二、邀請書的基本寫法
邀請書通常由標(biāo)題、稱呼、正文、結(jié)尾和落款五部分組成。
(一)標(biāo)題
邀請書的標(biāo)題一般有兩種方式構(gòu)成。單獨(dú)以文種名稱組成。如《邀請書》、《邀請信》。由發(fā)文原因和文種名稱共同組成。如《關(guān)于出席亞太經(jīng)濟(jì)發(fā)展會議的邀請書》。
(二)稱呼
稱呼要頂格寫被邀請的單位或個人的名稱或姓名。也就是要寫明主送對象。如“×××大學(xué)：”、“××同志：”
(三)正文
邀請書的正文通常要求寫出舉辦活動的內(nèi)容、活動目的、活動時間、活動地點(diǎn)、活動方式、邀請對象以及邀請對象所作的工作等。
活動的各種事宜務(wù)必在邀請書中寫清楚、寫周詳。若附有票、券等物也應(yīng)同邀請書一并送給主送對象。
若相距較遠(yuǎn)，則應(yīng)寫明交通路線，以及來回接送的方式等。其它差旅費(fèi)及活動經(jīng)費(fèi)的開銷來源、及被邀人所應(yīng)準(zhǔn)備的材料文件、節(jié)目發(fā)言等等也應(yīng)在正文中交等清楚。
(四)結(jié)尾
結(jié)尾處要求寫上禮節(jié)性的問候語。如“懇請光臨”、“致以敬意”等等。
(五)落款
邀請書的落款要署上發(fā)文單位名稱或發(fā)文個人的姓名，署上發(fā)文日期。邀請單位還應(yīng)加蓋公章，以求慎重。
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